STEAn verkkolomakkeiden uudistus – missä mennään ja mitä on tulossa

Verkkoasioinnin uudistuksella on useita eri syitä. Niistä oleellisimpia ovat:

• vanha asiointialusta oli tullut tiensä päähän. Teknisesti kaikki lomakkeet ja lomakkeen kaltaiset on siirrettävä uudelle verkkoalustalle
• asiointialusta ja siellä olevat lomakkeet eivät olleet riittävän saavutettavia
• vanhojen asiointilomakkeiden sisällöt oli pääasiassa tehty vuonna 2014 ja 2015. Ne eivät enää kaikilta osin vastanneet tarkoitustaan. 

Kun STEAn verkkoasiointia luotiin vuosina 2014 ja 2015 oli pöhinä kova. Ajateltiin, että paperilomakkeiden jäädessä historiaan verkkoasiointi helpottaa avustuksiin liittyvän tiedon käsittelyä monin eri tavoin. Näin pääosin tapahtuikin. Kuitenkin alussa tehdyt verkkolomakkeet olivat muodoltaan enemmän verkkoympäristöön tuotuja paperilomakkeita, kuin varsinainen uusi avaus lomakkeiden historiassa. 

Muistan, kuinka teimme viime hetkillä paljon nopeita ratkaisuja, jotta verkkolomakkeet saataisiin käyttöön ajoissa vuoden 2015 keväällä. Osaa ratkaisuista korjattiin vuosien varrella, osa osoittautui kestäväksi tavaksi toimia. Toimintatavaksi oli silloin ja myös nyt valittu verkkoasioinnin ketterä kehittäminen, jonka yksi pääperiaatteista on järjestelmän vaatimusten alituinen muuttuminen ja niihin sopeutuminen. 

Uudistuksen periaatteet ja niiden toteutuminen

Uuden verkkoasioinnin lomakkeita tehdessämme vuosina 2019 ja 2020, oli STEAssa päätetty muutama periaate, joita suunnittelussa käytettiin ohjaamaan koko uudistusprosessia:

• järjestöt ovat mukana koko prosessin ajan asioinnin kehittämiskumppanina
• verkkoasioinnin tulee olla saavutettava
• kysymme lomakkeilla vain sitä tietoa, joka on oleellista asian käsittelyn kannalta
• emme kysy järjestöltä samaa asiaa saman vuoden aikana useaan otteeseen
• lomakkeiden tekstikenttien ja niihin kirjoitettavan tiedon määrää tulee rajata

Vaikka prosessi on vielä osin kesken, voimme jo nyt kysyä kuinka nämä periaatteet ovat uudistuksessa toteutuneet. 

Järjestöt kumppanina 

Järjestöt olivat mukana muutoksessa monella eri tasolla. Avustusasioiden neuvottelukunnasta saimme paljon palautetta ja näkemyksiä uudistuksesta. Lisäksi moni toimija oli meihin suoraan yhteydessä ja toi esiin näkökulmia, joita oli hyvä ottaa huomioon.

Suurin kiitos kuuluu niille kymmenille järjestöille, jotka ovat osallistuneet erilaisiin testaus- ja läpikäyntiprosesseihin. Heiltä olemme saaneet erittäin arvokasta tietoa siitä, miltä uudistukset ovat näyttäneet järjestöjen ja järjestötyöntekijöiden näkökulmasta. Monia muutoksia alkuperäisiin suunnitelmiin on tehty näiden järjestötestaajien huomioiden perusteella.

Saavutettavuus

STEAn kaikkien verkkopalveluiden pitää olla saavutettavia. Valitettavasti verkkoasioinnissa on vielä muutamia elementtejä, joiden saavutettavuus ei ole täysin huippuluokkaa. Esimerkiksi valikot, joissa on erittäin paljon vaihtoehtoja, kuten toimintakunnan valinta, ovat aiheuttaneet asioinnin kehittäjille päänvaivaa. Näiden kanssa teemme vielä kehitystyötä, mutta tavoite tullaan vielä saavuttamaan. 

Vain oleellisen tiedon kysyminen

Kysymyksiä on vähennetty melkein kaikissa lomakkeissa. Täytettäväksi halutaan vain niitä tietoja, jotka ovat oleellisia avustusten myöntämisen, arvioinnin, tarkastamisen ja maksamisen näkökulmasta. Lomakkeiden ohjaavuuteen on kiinnitetty paljon huomiota ja kysymyksistä on pyritty tekemään sellaisia, että niihin voi vastata myös ilman erillisten ohjeiden ja avustusoppaan lukemista. Rehellisyyden nimissä on sanottava, että tässä ei ole täysin onnistuttu ja avustusopas kannattaa ehdottomasti lukaista. Avustusoppaaseen on kerätty kaikki ne asiat, mitä tarvitsee STEA-avustuksista ja niihin liittyvistä prosesseista tietää. 

Avustushakemuksia, vuosiselvityksiä, raportteja, maksusuunnitelmia ja muita asioinnin lomakkeita täyttävät tuhannet eri ihmiset. On tärkeää, että tämä työ olisi mahdollisimman vähäistä. Kun STEAn lomakkeisiin lisätään tai niistä poistetaan kysymys, se vaikuttaa kaikkien täyttäjien ja lomakkeita käsittelevien ihmisten toimintaan. Tämän takia jokainen kysyttävä asia tulee olla tarkkaan pohdittu. Vanhaa sanontaa muunnellen, tässä asiassa STEAlla on käytössään vain moukari, ja tätä moukaria tulee käyttää varovasti ja harkiten.

Kysytään asioita vain kerran

Tämä toimintaperiaate on lähes toteutunut. Samaa asiaa ei varsinaisesti kysytä useampaan kertaan. Kuitenkin käynnissä on siirtymävaihe, kun esimerkiksi uusilla raporteilla raportoidaan vanhoilla hakemuksilla haettuja avustuksia. Kun olemme siirtyneet koko prosessin osalta uuteen asiointiin, paranee tilanne entisestään. 

Tekstikenttien vähentäminen ja pienentäminen

Tästä on yksinkertaista saada tietoa. Jos vertaamme vuonna 2019 tulleita jatkohakemuksia ja vuonna 2020 tulleita jatkohakemuksia, on tekstin merkkimäärän keskiarvo noin 60 % aikaisemmasta. Tämä tarkoittaa vähemmän kirjoittamista järjestöille ja vähemmän lukemista STEAlle. 

Tekstin määrästä olemme saaneet todella paljon palautetta. On niitä, joiden mielestä rajoitetumpi merkkimäärä on positiivisella tavalla kannustanut keskittymään olennaiseen. Kuitenkin paljon palautetta on tullut myös siitä, että merkkimäärän rajoitukset ovat olleet aivan liian tiukkoja, mikä on aiheuttanut enemmän harmia kuin iloa. Myös avustuksia käsittelevien virkamiesten keskuudessa on ollut samanlainen jakolinja. Tällä hetkellä nykyisten merkkimäärien perusteet ovat kestävät, mutta lupaamme seurata asiaa.

Uudistus on vielä kesken

Koko verkkoasioinnin uudistus on valmis tänä vuonna siinä mielessä, että voimme sulkea vanhan asioinnin ja kaikki avustustenhallintaan liittyvä siirretään uuteen asiointiin. Oikeasti uudistus ei ole valmis silloin, jos koskaan. Seuraava uusi asia, joka tulee avustuksen saajille eteen, on tuloksellisuusraportin täyttäminen. Raportti on täysin uudistunut ja kuten hakemuksessa, siinäkin itse lomake pyrkii ohjaamaan täyttäjää tavoitteiden, toiminnan ja tulosten yhteen linkittämiseen. Lisäksi tänä vuonna pääsee vauhtiin ns. jatkuvan raportoinnin kokeilu yhdessä järjestöjen kanssa.

Olemme saaneet paljon palautetta tästä kaikesta tähän mennessä ja haluankin kiittää kaikkia palautteiden antajia – palautteista on ollut meille suuri apu. Kaikki yhteydenotot asiasta ovat jatkossakin tervetulleita. Lisää palautekyselyjä on vielä luvassa, lisäksi kuulemme järjestöjä muutoksista ja kehittämiskohteista isoissa ja pienissä tapahtumissa. 

Verkkoasioinnin uudistuksen onnistumista voimme lopullisesti arvioida vasta, kun uudessa asioinnissa on toimittu kokonainen vuosi. Ilmassa on sekä lupaavia merkkejä että mahdollisia epäonnistumisia.