Järjestötoiminnan tulokset entistä paremmin esiin – katsaus pilottien etenemiseen

STEA-avustuksilla rahoitettujen laajojen järjestökokonaisuuksien  yhteiskunnallisten vaikutusten arvioimista helpottaa, jos avustuskohteissa ainakin soveltuvin osin käytetään tuloksien todentamiseen samoja mittareita, ja jos avustuskohteet raportoivat toimintansa seuranta- ja tuloksellisuustietoa tasaisin väliajoin.

Arviointia ja asiointia kehitetään

STEA on pyrkinyt jo useamman vuoden ajan kehittämään avustetun toiminnan tuloksellisuuden raportointitapaa sellaiseksi, että se olisi avustuksen saajille mahdollisimman kevyt, mutta että se vastaisi kuitenkin viranomaisten ja yhteiskunnan tiedon tarpeisiin julkisin varoin rahoitetun toiminnan tuloksellisuudesta.  

Myös verkkoasiointia on STEAssa kehitetty jo useamman vuoden ajan. Keväällä 2021 käyttöön otettiin uusi tuloksellisuusraportti, jolla avustusta saavat toimijat raportoivat vuoden 2020 toiminnastaan.  

Tähän yhä jatkuvaan kehittämistyöhön halusimme osallistaa myös avustusta saavia toimijoita. Loka-marraskuussa 2020 tiedotimme järjestöjä käynnistyvistä kehittämiskohteista ja avasimme kyselyn, jossa halukkaat toimijat saivat ilmoittaa kiinnostuksestaan osallistua vuoden 2021 alussa käynnistyviin pilotteihin. Ja innostuneita todellakin riitti –  mukaan ilmoittautui järjestötoimijoita yhteensä lähes 500 avustuskohteesta. 

Vuoden 2021 alussa pilotteihin valittiin reilut 200 avustuskohdetta, jotka  edustavat mahdollisimman monipuolisesti STEA-avustuksilla toimivia järjestöjä ja avustuskohteita. Pilottityö avattiin helmikuun puolessa välissä esittelemällä mukaan valituille kokeilijoille pilotoitava, vuonna 2022 käyttöön otettava raportointilomake ja mittarit. Kun pilottien toimintatapa ja laajuus oli kaikille selvä, varmistettiin osallistumishalukkuus vielä kertaalleen kaikilta mukana olleilta. 

Uusi tapa raportoida

Käytännössä uudessa raportointilomakkeessa  on kyse siitä, että avustuksen saaja voi viedä toiminnasta kertyneitä tietoja verkkoasioinnin raportointialustalle vaikkapa kuukausittain. Näin raportoidut tiedot kumuloituvat vuoden lopussa yhteenvetoraportiksi. Vuoden päättyessä avustuksen saajan tehtäväksi jää kertyneiden tietojen tarkistaminen ja oman arvion antaminen toiminnan tuloksellisuudesta. Sen jälkeen tuloksellisuusraportti on kokonaan valmis lähetettäväksi STEAlle.  Uuden raportointitavan uskotaan keventävän tuloksellisuusarvioinnin tekemistä ja selkeyttävän toiminnasta kertyvän tiedon keräämisen ja taltioimisen prosessia järjestöissä.

Nyt käynnissä olevan pilotin tavoitteena on saada avustuksen saajilta käytännön tietoa siitä, miten STEAssa suunnitellut verkkoasioinnin muutokset voidaan parhaiten laajentaa kaikkien avustuksen saajien käytettäväksi ja mitä muutoksia verkkoasioinnin toimintoihin tarvitaan asioinnin käytettävyyden kehittämiseksi. 

Yhteiset mittarit -pilotti

Toinen pilotissa kokeiltava osa-alue on yhteisten validoitujen mittareiden käytön testaaminen yksittäisten avustuskohteiden tekemän työn tuloksellisuuden todentamisessa. 

STEA-avustuksia saavat sosiaali- ja terveysalan järjestöt toimivat hyvin monenlaisten kohderyhmien kanssa. Toisinaan kohderyhmiin kuuluvilla on myös selkeitä erityishaasteita joiden vuoksi samanlaisten kyselyiden tai toimintatapojen monistaminen ei välttämättä onnistu ongelmitta. Kuitenkin kohderyhmästä riippumatta ihmisten sosiaaliset ja terveydelliset haasteet ovat usein riittävän samankaltaisia, jotta eri toiminnoilla aikaansaatuja muutoksia voi ainakin osin mitata samalla tavalla, tai ainakin saman tyyppisillä mittareilla. 

Vuoden alussa käynnistyneessä mittaripilotissa kokeillaan muutamien validoitujen mittarien toimivuutta pilottiin osallistuvien järjestöjen avustuskohteiden kanssa. Yhteisten mittareiden toivotaan helpottavan avustuksen saajien työtä toiminnan tuloksellisuuden osoittamisessa ja arvioinnissa. Yhteisten mittareiden avulla saamme myös STEAssa kattavamman kokonaiskuvan avustetun toiminnan tuloksista ja sen yhteiskunnallisista vaikutuksista. Tätä tietoa voimme sitten hyödyntää uusien avustusten kohdistamisessa ja avustetun toiminnan tuloksellisuudesta eteenpäin raportoidessa. 

Pilotin hyötyjä on näkyvissä jo nyt

Pilotissa mukana olevilla avustuskohteilla on ollut mahdollisuus kysyä lomakkeeseen ja mittareihin liittyviä yksityiskohtia sähköpostilla ja viikottaisessa puhelinpäivystyksestä. Lisäksi lomakkeen osioiden toiminnallisuudesta on tehty Webropol-kysely, jossa mukana olevat toimijat ovat voineet arvioida raportointilomakkeen haasteita ja ehdottaa niihin parannuksia. 

Toimintatapa vaikuttaisi olevan toimiva, sillä jo ensimmäisen vuosineljänneksen osalta olemme saaneet runsaasti hyvää ja kehittävää palautetta uudesta lomakkeesta. Saadun palautteen ansiosta olemme pystyneet kehittämään lomakkeen ohjeita, kysymysmuotoiluja ja toiminnallisuuksia. Lomakkeesta on tehty jo kaksi uutta versiopäivitystä huhtikuuhun mennessä. 

Pilotin edistyessä näemme myös millaista palautetta ja millaisia raportteja uusi lomake tuottaa. Tätä tietoa hyödynnämme, kun teemme päätöksiä vuonna 2022 käyttöön otettavan raportointilomakkeen lopullisesta muodosta ja sisällöstä. 

STEAn verkkoasioinnin yksi keskeinen kulmakivi on, että avustuksen saajan ei tarvitse raportoida STEAlle samaa tietoa moneen kertaan eri lomakkeilla. Tarkoituksena on, että avustuksen saajien käytössä olevat haku-, raportointi- ja vuosiselvityslomakkeet keskustelevat mahdollisimman hyvin keskenään. Pilotin aikana moni mukana ollut toimija on arvostanut etenkin hakemuksen ja tuloksellisuusraportin tiivistä vuorovaikutussuhdetta. Tällainen lomakkeiden keskinäinen toimintalogiikka helpottaa toivottavasti jatkossa avustuksen saajia tekemään toimintaa, jossa tuloksellisuus on näkyvästi esillä aina toiminnan suunnittelusta toteutukseen ja raportointiin saakka. 

Pilottien toiminta jatkuu vielä kesän yli. Kertyneitä kokemuksia ja oppeja sekä STEAn että järjestöjen näkökulmasta julkaisemme verkkosivuillamme seuraavan kerran elo-syyskuussa.