Frågor och svar gällande resultatrapporteringen

Ändringen av projektens resultatrapportering är en fortsättning på strävan att minska den administrativa bördan. Ansökan om projektunderstöd förenklades genom en förordningsändring år 2020, då projektunderstöd började beviljas på en gång för hela projektperioden och den årliga ansökan om fortsatt understöd slopades för dessa understödsobjekt. År 2020 blev projektunderstöden dock skyldiga att årligen rapportera om verksamhetens resultat, vilket för sin del ökade organisationernas administrativa börda. Skyldigheten att rapportera resultat för det första projektåret har konstaterats vara delvis onödig för projekt som nyligen inlett sin verksamhet, och resultaten av projektverksamheten syns mest täckande först under det andra verksamhetsåret, som det fortfarande är obligatoriskt att rapportera om. Eftersom de verksamhetsmodeller som utvecklats genom projektverksamheten vanligen förankras i verksamheten vid organisationernas övriga understödsobjekt (allmänt understöd och riktat verksamhetsunderstöd), kan resultatrapporten för projektets andra verksamhetsår också utnyttjas bäst vid STEA när organisationens ansökningar om fortsatt understöd eller eventuella nya riktade verksamhetsunderstöd bereds. Vi får information om resultaten av de funktioner som utvecklats i projekten när organisationen i årligen rapporterar om användningen av allmänna understöd och riktade verksamhetsunderstöd.

Från och med 2024 lindras resultatrapporteringsskyldigheten för projektunderstöd så att resultat från den verksamhet som finansieras med projektunderstöd rapporteras med en resultatrapport endast en gång under projektperioden.

Resultatrapporten ska i fortsättningen lämnas in till STEA under projektets andra verksamhetsår. Tidigare har rapporteringsskyldigheten omfattat projektunderstödsobjektens s.k. sparade understöd och gränsen för resultatrapportering har tidigare varit 20 000 euro sparat understöd. Denna gräns har nu slopats.

År 2024 är det alltså de organisationer som beviljats projektunderstöd (C-understöd) år 2022 som lämnar in en resultatrapport om verksamheten som finansierats med projektunderstöd. Resultatrapporten gäller verksamheten år 2023.

Om det för verksamheten har beviljats ett riktat verksamhetsunderstöd år 2023, ska ni rapportera om hela årets verksamhet med resultatrapporten som gäller det riktade verksamhetsunderstödet (Ak-understödsobjekt). Detta gäller även om verksamheten i början av år 2023 förverkligades med projektunderstöd. I resultatrapporten bör ni berätta hur många månader ni har utfört verksamhet med projektunderstöd (C-understöd).

En frivillig är en person som arbetar utan ersättning och utan arbetsavtal, t.ex. leder en kamratstödgrupp. När man rapporterar om allmänt understöd (Ay) definierar man inte organisationens förtroendevalda som frivilliga, däremot när man rapporterar om riktade verksamhetsunderstöd (Ak) och projektunderstöd (C) kan förtroendevalda räknas som frivilliga.

I det totala antalet personer som har deltagit i understödsobjektets verksamhet anges antalet olika personer som har deltagit i understödobjektets verksamhet under ifrågavarande år.

Observera att det i antalet deltagare i verksamheten inte ska rapporteras nyckeltal för kommunikationen, såsom antalet som nås via nättjänster, antalet mottagare av nyhetsbrev, mängden tryckta publikationer som sprids eller andra motsvarande nyckeltal. Nyckeltal för kommunikation kan rapporteras under fliken Verksamhet i resultatrapporten, under punkten ”Vad var verksamhetens och resultatens innehåll?”.

Här är det möjligt att också rapportera de övriga deltagarna som inte tillhör de egentliga målgrupperna. Det är dock fråga om deltagande i verksamhet och inte ordnande av den. Om t.ex. en frivillig har varit en ledare av en grupp, är hen inte en deltagare. Om den frivilliga har deltagit i t.ex. en utbildning som ordnats i samband med verksamheten, har hen varit med i verksamheten som en deltagare och då kan man räkna den frivilliga med i det totala antalet personer som har deltagit i understödobjektets verksamhet.

I antalet anges det totala antalet enskilda personer. Antalet deltagare rapporteras under Verksamhet-fliken i antalet för sammankomster.

Ja. Om målgruppen har beskrivits på ansökan ska man rapportera att man inte har nått den, om så är fallet. I sådana fall det lönar sig att beskriva situationen noggrannare genom att svara på frågan ”Vilka faktorer utgjorde hinder för att nå målgrupperna?”

Man ska välja den datainsamlingsmetod genom vilken man har samlat in den största delen av informationen.

Som det förverkligade antalet personer ska man ange antalet organisationer som har nåtts. Om målgruppen är en organisation behöver man inte ange ålders- eller könsfördelningsuppgifter.

Om det har funnits flera arrangörer, ska man komma överens om rapporteringen tillsammans med alla parter. Ur STEAs synvinkel är det viktigast att deltagare inte rapporteras till STEA flera gånger.

Nej. En sammankomst är en enskild träff eller ett möte, och i samband med träffen eller mötet kan man sköta flera olika ärenden. En individuell rådgivningsgång är alltså en sammankomst, inte flera.

I huvudsak nej. Dessa rapporteras när de har ett väsentligt samband med uppnåendet av de mål som ställts upp för understödsobjektet. Till exempel om en kamratstödsgruppdiskussion har genomförts via Teams eller om man har gett rådgivning som främjar uppnåendet av målen per telefon.

Utgångspunkten är att man inte rapporterar om styrgruppsmöten eller andra interna möten till STEA. Styrgruppen är har ofta en stödjande funktion som möjliggör främjandet av målen i den understödda verksamheten.

Hur många man vill. Det är dock viktigt att beakta att avsnittet för verksamhet och produkter ska fyllas i endast i fråga om de innehåll som är viktigast med tanke på den understödda verksamhetens resultat. De rapporterade verksamheter och produkter borde alltid vara sådana som främjar målen som har ställts upp för verksamheten.

Ja, det kan man göra och det är till och med önskvärt.

Man ska precisera de uppgifter om verksamheter och produkter som uppgetts i specifikationen, t.ex. antalet sammankomster och sammankomsternas längd. Man behöver inte beskriva innehållet i alla verksamheter, eftersom rapportens huvudsakliga tyngdpunkt ligger på de genom verksamheten åstadkomna resultat som rapporteras under Resultat-fliken. Här kan man också rapportera nyckeltal för kommunikation eller publikationer som är väsentliga med tanke på verksamhetens resultat eller uppnåendet av resultat, såsom antal personer som nåtts via webbsidor, antalet mottagare av nyhetsbrev, mängden tryckalster som sprids eller andra motsvarande nyckeltal.

Ja. Om det i ansökan om allmänt understöd har funnits mål som hänför sig till extern kommunikation, är det möjligt att i resultatrapporten för det allmänna understödet föra fram resultat som hänför sig till målen för kommunikationen under fliken Mätare.

Nyckeltalen för kommunikationen anges enligt anvisning under fliken Verksamhet i resultatrapporten: ”Vilket var innehållet i verksamheterna och produkterna?”

Syftet med ändringen av anvisningen är att STEA ska kunna specificera hur många personer som har mötts i grupper, via personliga möten, per telefon osv. Därför är det viktigt att skilja möten från mer ”tekniska” nedladdningar på webbsidan, antalet besökare i sociala medier osv. Olika kommunikationssiffror beaktas med exakt samma vikt som de siffror som antecknats i sifferfälten vid bedömningen av resultatrapporten.

Om kommunikation har använts som ett sätt att nå målgruppen och det i ansökan om understöd inte har funnits några kommunikationsmål, ska nyckeltalen för kommunikation rapporteras under punkten Verksamheternas och produkternas innehåll. Kommunikation är ett viktigt sätt att nå målgruppen, och siffrorna i anslutning till den beaktas vid bedömningen av rapporten.

Om de mål som ingår i ansökan om understöd är kommunikativa eller har samband med kommunikation, kan resultaten och antalen i anslutning till dem lyftas fram under punkten Mätare i resultatrapporten.

Om verksamheten helt och hållet sker interaktivt på webben (t.ex. chatthjälp), rapporteras siffrorna i sammankomsterna och i antalet personer som deltagit i verksamheten.

Om målen och mätarna har preciserats, är det bra att nämna detta i resultatrapporten så att resultaten kan jämföras med de preciserade målen. Om det under verksamhetens gång är nödvändigt att i betydande grad ändra målen jämfört med vad som beskrivs i ansökan, ska STEA kontaktas separat i ärendet. Nya mätare kan vid behov tas i bruk kontinuerligt.

Mätare eller frågor/påståenden kan buntas ihop under någon mätare, men när man beskriver resultat måste resultaten som mätaren/frågan/påståendet påvisar komma tydligt fram. Som svar räcker inte till exempel att ”Med hjälp av mätaren observerades att delaktigheten hade ökat”.

Som svar räcker det att man anger det mål eller de mål som ställts upp för understödsobjektet och vars uppnående kan påvisas och utvärderas med hjälp av resultatet som verifierats med mätaren.

Man kan lägga till så många mätare man vill.

I huvudsak nej. Man rapporterar om resultatmätare under Resultat-fliken. Processmätare beskriver typiskt antalet verksamhet och deltagare osv. Dessa rapporterar man under flikarna Målgrupper och Verksamhet. Det är bra att notera att till exempel antalet uppnådda målgrupper rapporteras separat under fliken ”Målgrupper”, så det ska inte längre rapporteras på nytt i andra delar av rapporten.

Man ska välja den datainsamlingsmetod genom vilken man har samlat in den största delen av svaren.

Även om det inte är möjligt att i fråga om nätpublikationer verifiera antalet läsare, kan man med hjälp av webbanalytiska verktyg åtminstone på ett riktgivande sätt beskriva t.ex. hur många gånger en publikation har lästs eller laddats upp. På basis av detta antal kan man ange en uppskattning av antalet nådda läsare i förhållande till dem som svarat på enkäten.

Rapportering om det allmänna understödet avviker från de andra understödsslagens rapporteringssätt. Det som är viktigt är att vi på STEA får information om vad som har gjorts med det allmänna understödet och om verksamheter eller en del av dem har varit externa och hurdana resultat man har åstadkommit med dem.

I fråga om verksamhet som finansieras med det allmänna understödet ska endast den delen av verksamhetens innehåll som finansieras med STEA-understöd rapporteras. Man behöver inte rapportera om verksamheten som finansieras med annan finansiering.

Material som samlas in som grund för uppföljning och utvärdering av användningen av understöd och verksamhetens resultat ska förvaras 6 år.

De uppgifter som samlats in om verksamheten och de handlingar som producerats ska förvaras i en sådan form att uppgifternas riktighet kan kontrolleras på ett tillförlitligt sätt, t.ex. i samband med STEAs resultatgranskningar. Det är inte tillräckligt att enbart samlingsuppgifter eller rapporter bevaras, utan också de ursprungliga handlingar från vilka uppgifterna har samlats in ska förvaras omsorgsfullt i tio år från det att uppgifterna samlades in.