Kysymyksiä ja vastauksia tuloksellisuusraportista

Hankkeiden tuloksellisuusraportoinnin muutos on jatkoa aiemmin toteutetulla hankeavustuksiin liittyvän hallinnollisen taakan keventämiselle. Hankeavustusten hakumenettelyä kevennettiin asetusmuutoksella vuonna 2020, jolloin hankeavustuksia alettiin myöntää kerralla koko hankekaudelle ja vuosittainen jatkoavustusten haku poistui näiltä avustuskohteilta. Vuonna 2020 hankeavustuksille tuli kuitenkin velvoite raportoida toiminnan tuloksista vuosittain, mikä osaltaan lisäsi järjestöjen hallinnollista taakkaa. Ensimmäisen hankevuoden tuloksellisuusraportointivelvoitteen on todettu olevan vasta toimintansa aloittaneille hankkeille osin turha, ja hanketoiminnan tuloksista saadaan kattavimmin tuloksia esiin vasta toisena toimintavuotena, josta jatkossa raportointi on edelleenkin pakollista. Koska tyypillisesti hanketoiminnalla kehitetyt toimintamallit juurrutetaan järjestöjen muiden avustuskohteiden toimintaan (yleisavustus ja kohdennettu toiminta-avustus), voidaan hankkeen toisen toimintavuoden tuloksellisuusraporttia myös hyödyntää parhaiten STEAssa järjestön jatkoavustushakemusten tai mahdollisten uusien kohdennettujen toiminta-avustusten valmisteluvaiheessa. Hankkeissa kehitettyjen toimintojen tuloksista saamme tietoa järjestön raportoidessa jatkossa vuosittain yleisavustusten ja kohdennettujen toiminta-avustusten käytöstä.

Vuodesta 2024 alkaen hankeavustusten tuloksellisuusraportointivelvoitetta kevennetään niin, että hankeavustuksilla rahoitetuista toiminnoista raportoidaan tuloksellisuusraportilla vain kerran hankekauden aikana. Tuloksellisuusraportti tulee toimittaa STEAlle jatkossa hankkeen toisesta toimintavuodesta. Samalla poistuu aiemmin käytössä ollut hankeavustuskohteiden ns. siirtyvien avustusten tuloksellisuusraportointiraja (20 000 euroa).
Vuonna 2024 hankeavustuksella rahoitetun toiminnan tuloksellisuusraportin toimittavat siis ne järjestöt, joille on myönnetty hankeavustus (C-​avustus) vuonna 2022. Tuloksellisuusraportti täytetään vuoden 2023 toiminnasta.

Jos toimintaan on myönnetty kohdennettu toiminta-avustus vuonna 2023, tulee koko vuoden toiminnasta raportoida kohdennetun toiminta-avustuksen avustuskohteen (Ak-kohde) tuloksellisuusraportilla (vaikka toimintaa olisi tehty alkuvuodesta hankeavustuksella). Tuloksellisuusraportissa tulee mainita kuinka monta kuukautta toimintaa on tehty hankeavustuksella (C-avustus).

Vapaaehtoinen on henkilö, joka tekee työtä ilman vastiketta ja joka toimii ilman työsopimussuhdetta esim. vetää vertaistukiryhmää.
Yleisavustuksesta (Ay) raportoitaessa järjestön luottamushenkilöitä (hallitus) ei määritellä vapaaehtoisiksi. Kohdennettuja avustuksia (Ak-avustus) ja hankeavustuksia (C-avustus) raportoitaessa myös luottamushenkilöt voi sisällyttää vapaaehtoisiin.

Toimintaan osallistuneiden henkilöiden määräksi laitetaan niiden eri henkilöiden lukumäärä, jotka ovat osallistuneet avustuskohteen toimintaan vuoden aikana. Huomioithan, että toimintaan osallistuneiden määrässä ei raportoida viestinnän tunnuslukuja, kuten verkkopalvelujen kautta tavoitettuja määriä, uutiskirjeiden vastaanottajamääriä, painotuotteiden levikkimäärää tai muuta vastaavia tunnuslukuja. Viestinnän tunnusluvut voi raportoida tuloksellisuusraportin Toiminta-välilehdellä, kohdassa: ”Mitä olivat toiminnan ja tuotosten sisällöt.”

Kohdassa on mahdollista raportoida myös ne muut osallistujat, jotka eivät kuulu toiminnan varsinaisiin kohderyhmiin. Kyse on kuitenkin toimintaan osallistumisesta eikä sen järjestämisestä. Jos esimerkiksi vapaaehtoinen on ollut mukana ohjaamassa ryhmiä, hän ei ole osallistuja. Jos vapaaehtoinen on osallistunut esimerkiksi toiminnassa järjestettyyn koulutukseen, on hän ollut toiminnassa mukana osallistujana ja silloin hänet voi laskea mukaan osallistuneiden kokonaismäärään.

Määrään merkitään yksittäisten henkilöiden kokonaismäärä. Osallistumisten määrät raportoidaan Toiminta-välilehdellä kohtaamiskertojen lukumääräksi.

Kyllä. Mikäli kohderyhmä on kuvattu hakemuksella, myös kohderyhmän tavoittamatta jäämisestä on syytä raportoida. Tällaisessa tilanteessa kannattaa kuvata tilanne tarkemmin vastaamalla kysymykseen ”Mitkä tekijät estivät kohderyhmien tavoittamista?”.

Vaihtoehdoksi valitaan se tiedon keräämisen tapa, jolla on kerätty suurin osa vastauksista.

Toteutuneeksi henkilömääräksi merkitään tavoitettujen järjestöjen määrä. Jos kohderyhmänä on organisaatio, ei raportille täytetä kohderyhmän ikä- ja sukupuolijakaumatietoja.

Jos järjestäjiä on ollut useampia, tulee raportoinnista sopia yhdessä kaikkien osapuolien kanssa. STEAn näkökulmasta on tärkeintä, että samassa toiminnassa tavoitettuja ihmisiä ei raportoida STEAlle ”tuplana” tai ”triplana”.

Ei. Kohtaamiskerta on yksittäinen tapaaminen tai kohtaaminen, jonka aikana voidaan hoitaa monta eri asiaa. Eli yksi yksilöneuvonnan kerta on yksi kohtaaminen.

Pääsääntöisesti ei. Nämä raportoidaan silloin kun ne oleellisesti liittyvät avustuskohteelle asetettujen tavoitteiden  saavuttamiseen, eli jos esimerkiksi vertaisryhmäkeskustelu on käyty Teamsin kautta tai tavoitteita edistävää neuvontaa on annettu puhelimitse.

Lähtökohtaisesti ohjausryhmän kokouksia tai muitakaan sisäisiä kokouksia ei raportoida STEAlle. Ohjausryhmä on usein tukirakenne, joka mahdollistaa avustetun toiminnan tavoitteiden edistymisen.

Toimintoja ja tuotoksia voi lisätä haluamansa määrän. On kuitenkin syytä huomioida, että toiminta ja tuotos -osio täytetään vain avustuksilla rahoitetun toiminnan tuloksellisuuden kannalta keskeisimpien sisältöjen osalta. Raportoitavien toimintojen ja tuotosten tulee aina olla sellaisia, että ne palvelevat toiminnalle asettamianne tavoitteita.

Kyllä voi, ja se on jopa suositeltavaa.

Kohdassa tarkennetaan toimintojen ja tuotosten erittelyssä annettuja tietoja esim. kohtaamiskerroista tai kohtaamisten kestosta. Kaikkia toimintojen sisältöjä ei tarvitse kuvata, koska raportin pääpaino on toiminnoilla aikaansaaduissa tuloksissa, joista raportoidaan Tulokset-välilehdellä.

Lisäksi tässä voit raportoida toiminnan tuloksellisuuden tai tulosten saavuttamisen kannalta oleellisia verkkoviestinnän tai julkaisujen lukumääriä, kuten verkkosivujen kautta tavoitettujen määriä, uutiskirjeiden vastaanottajamääriä, painotuotteiden levikkimäärää tai muita vastaavia tunnuslukuja.

Kyllä. Kuitenkin, jos yleisavustuksen avustushakemuksessa on ollut ulkoiseen viestintään liittyviä tavoitteita, on yleisavustuksen tuloksellisuusraportilla mahdollista tuoda viestinnän tavoitteisiin liittyviä tuloksia esiin Mittarit-välilehdellä.     

Viestinnän tunnusluvut ohjeistetaan ilmoittamaan tuloksellisuusraportin Toiminta-välilehden kohdassa: ”Mitä olivat toiminnan ja tuotosten sisällöt.”
Ohjemuutoksen tavoitteena on, että STEA pystyy erittelemään, kuinka monta ihmistä on tavattu ryhmissä, yksilötapaamisissa, puhelimessa tms. Tämän vuoksi on tärkeää erottaa kohtaamiset ”teknisemmistä” verkkosivun latauksista, sosiaalisen median kävijämääristä jne. Erilaiset viestinnän luvut huomioidaan aivan samalla painoarvolla kuin lukukenttiin kirjatut luvut tuloksellisuusraporttia arvioitaessa.

Jos viestintää on käytetty keinona tavoittaa kohderyhmää, eikä avustushakemuksessa ole ollut viestinnällisiä tavoitteita, tulee viestintään liittyvät tunnusluvut raportoida Toiminnan ja tuotosten sisällöt -kohdassa. Viestintä on tärkeä keino kohderyhmän tavoittamisessa, ja siihen liittyvät luvut huomioidaan raporttia arvioitaessa.

Jos avustushakemuksella olevat tavoitteet ovat viestinnällisiä tai viestintään liittyviä, voidaan niihin liittyviä tuloksia ja lukumääriä tuoda esiin tuloksellisuusraportin Mittarit-kohdassa.

Mikäli toimintaa tehdään kokonaan verkossa vuorovaikutteisesti (esim. chat-auttaminen), raportoidaan luvut tällöin kohtaamiskerroissa ja toimintaan osallistuneiden henkilöiden määrässä.

Jos tavoitteita ja mittareita on täsmennetty, on tästä hyvä mainita tuloksellisuusraportissa, niin että tuloksia voidaan peilata tarkennettuihin tavoitteisiin. Jos tavoitteita on toiminnan edetessä tarpeen muuttaa merkittävästi siitä mitä hakemuksessa on kuvattu, tulee STEAan olla asiasta erikseen yhteydessä. Uusia mittareita voi tarvittaessa ottaa käyttöön myös matkan varrella.

Väittämiä voi niputtaa jonkin mittarin alle, mutta kun kuvataan tuloksia, tulee käydä ilmi eri väittämät ja niiden tulokset. Vastaukseksi ei siis riitä esim. ”Mittarin avulla havaittiin osallisuuden lisääntyneen”.

Vastaukseksi riittää avustuskohteelle asettamanne tavoite tai ne tavoitteet, joiden saavuttaminen on arvioitavissa mittarilla todennetun tuloksen perusteella.

Mittareita voi lisätä haluamansa määrän.

Pääsääntöisesti ei. Tulosmittarit raportoidaan Tulokset-välilehdillä. Prosessimittarit kuvaavat tyypillisesti toiminnan ja osallistujien määrää jne. Niistä raportoidaan välilehdillä Kohderyhmät ja Toiminta. On hyvä huomioida, että esimerkiksi tavoitetun kohderyhmän määrä raportoidaan erikseen ”Kohderyhmät”-osiossa, joten sitä ei tule enää raportoida uudelleen muissa raportin osioissa.

Vaihtoehdoksi valitaan se tiedon keräämisen tapa, jolla on kerätty suurin osa vastauksista.

Vaikka verkkojulkaisujen osalta ei ole mahdollista todentaa lukijoiden määrää, verkkoanalytiikan työkaluilla pystytään ainakin suuntaa antavasti kuvaamaan esimerkiksi, kuinka monta kertaa julkaisua on luettu tai ladattu. Tämän luvun perusteella voi esittää raportilla arvion tavoitettujen lukijoiden määrästä suhteessa kyselyyn vastanneisiin.

Yleisavustusten raportointi poikkeaa muiden avustuslajien raportoinnista. Olennaista on, että saamme STEAssa tiedon siitä, mitä yleisavustuksella on tehty, ja jos toiminnot tai osa niistä ovat olleet ulkoisia, niin mitä tuloksia niiden avulla on saatu aikaiseksi.

Yleisavustettavan toiminnan osalta raportoidaan vain STEA-avustuksella rahoitetun toiminnan sisällön osuus. Muulla rahoituksella toteutettua toimintaa ei tule raportoida.

Avustusten käytön ja toiminnan tuloksellisuuden seurannan ja arvioinnin pohjaksi järjestössä kerättävät aineistot tulee säilyttää 6 vuotta.

Toiminnasta kerätty tieto ja tuotetut asiakirjat tulee säilyttää sellaisessa muodossa, että tietojen paikkansapitävyys voidaan luotettavasti tarkastaa, esimerkiksi STEAn tuloksellisuustarkastusten yhteydessä. Pelkkien koontitietojen tai raporttien säilyttäminen ei ole riittävää, vaan myös alkuperäiset asiakirjat joista tiedot on koottu, tulee säilyttää huolellisesti.